La possibilità di stipulare atti notarili in formato digitale è realtà dal 1° gennaio 2013. Ad oggi è prevalentemente utilizzata per i contratti di appalto (per i quali è prescritta a pena di nullità), ma ogni tipo di contratto può essere stipulato in tale formato.
Analizziamo le problematiche tecnologiche connesse alla stipula dell'atto notarile informatico e del suo trattamento post stipula, con particolare riferimento all'aspetto della conservazione.
"Conservare" un documento, nell'accezione della legge notarile, vuol dire preservarne la sua integrità al fine di poterlo successivamente esibire come mezzo di prova dei diritti in esso costituiti, trasferiti, estinti, etc.
Nel mondo cartaceo, questa attività si traduce nella rilegatura in volumi in ordine progressivo di raccolta. Nel mondo informatico, l'attività legata al processo di conservazione è decisamente più complessa. Essa infatti non si limita alla pura attività di "memorizzazione", ma si estende ad evitare, da un lato, un effetto comune quale la perdita di validità delle firme apposte a seguito della scadenza del certificato di firma utilizzato e, dall'altro, alla garanzia di leggibilità nel tempo del documento che, data la rapida obsolescenza dei sistemi informatici, è funzione tutt'altro che banale.
E' evidente pertanto come una simile attività non potesse essere rimessa al singolo notaio in quanto troppo complessa e costosa, ma, per norma di legge, sia stata accentrata in un sistema di conservazione centralizzato, presso il quale ogni notaio ha il suo esclusivo spazio di conservazione. Tale sistema è stato sviluppato ed è gestito dalla Notartel per conto del CNN e sotto la supervisione della sua Commissione Informatica.
Quindi, una volta formato l'originale informatico rispettando la struttura e i formati compatibili con il sistema di conservazione, occorrerà procedere alla sua conservazione. Ad oggi, non è stabilito un termine per provvedervi (probabilmente lo stabiliranno i decreti attuativi previsti dal D. Lgs. 110/2010), anche se è evidente come sia opportuno procedere senza indugio, considerato che il processo di conservazione mette al riparo da eventi come la cancellazione accidentale del file o la scadenza dei certificati di firma utilizzati.
In ogni caso, il termine ultimo è dato dal momento in cui l'atto informatico sarà soggetto ad ispezione.
Una volta entrati nel sistema di conservazione tramite il link "Conservazione a norma" dalla homepage della R.U.N., se l'originale da conservazione sia composto da non più di 15 file e "pesi" non più di 60 MB, si potrà procedere con la procedura standard.
Selezionata la procedura standard, occorrerà selezionare "Invio plico" per attivare la funzionalità di conservazione. Si aprirà quindi una maschera con campi preselezionati da compilare. Tali campi sono sostanzialmente corrispondenti a quelli della Rubrica cartacea (che, ricordiamo, per gli atti informatici non è prevista) e fungeranno da chiavi di ricerca tra gli atti conservati. Per finire, saranno selezionati per l'upload i file che compongono l'originale informatico, avendo cura di distinguerli per tipologia tra quelle proposte nel menù a tendina.
Completata l'operazione di caricamento, il sistema fornisce una ricevuta contenente un codice identificativo, inviata al notaio a mezzo PEC. Una volta acquisita la ricevuta, sarà richiesto al notaio di visualizzare i documenti inviati e confermarne la leggibilità. Inviata tale conferma, il processo di conservazione è concluso.
Al documento si potrà accedere in ogni momento ai fini dell'esibizione, per trarne copie o duplicati ovvero per apporvi le annotazioni di legge (al momento in cui scriviamo tale ultima funzionalità non è ancora disponibile).
Oltre alla procedura standard di conservazione, esiste una seconda procedura detta "di grandi dimensioni". Questa è una procedura semplificata di invio degli atti informatici quando questi sono costituiti da decine, se non centinaia, di allegati di "peso" elevato. In questo caso non sarà necessario selezionare uno a uno i file costituenti l'atto informatico, ma solo l'atto principale e una cartella dove sono memorizzati gli allegati. Questo sistema, come detto, è semplificato rispetto alla procedura standard ed è concepito per tutti i casi particolari di atti di dimensione fino ad 1 GB. In caso di superamento di tale dimensione, l’unico sistema è predisporre un DVD o un disco esterno con tutto l'allegato e trasmetterlo per corriere alla Notartel che provvede a conservarlo per conto del notaio.
